من الحضانة حتى الجامعة: • كيفية الرد على مقابلات العمل الهاتفية

الاثنين، 16 مايو 2022

• كيفية الرد على مقابلات العمل الهاتفية

مقابلة العمل الهاتفية

إن كنت تقطن بعيدًا عن الشركة التي تقدمت لها بطلب العمل فربما تطلب منك الشركة إجراء مقابلة عمل عبر الهاتف. سيكون هدفك هنا هو اجتياز المقابلة بنجاح وصولًا للمرحلة التالية، والتي غالبًا ما تحصل فيها على فرصة إجراء مقابلة عمل وجهًا لوجه.

تعامل مع المقابلة الهاتفية باحترافية وكأنك أمام الشخص الذي يُجري معك المقابلة لتترك انطباعًا جيدًا عن نفسك، وتترجم هذه الاحترافية عن طريق: الرد على المكالمة بأسلوب احترافي، والحفاظ على التهذيب ونبرة الصوت المناسبة أثناء المحادثة.

أولاً: الرد على المكالمة بطريقة صحيحة

1) ألقِ التحية باحترافية على من يُجرى المقابلة. تُعد طريقتك في الرد على الهاتف أهم نقطة في مقابلات العمل الهاتفية فمن المُفترض أنك تتوقع هذه المكالمة، لهذا عليك الرد بصيغة احترافية كما ترد على هاتف العمل حتى لو اتصلوا بك على هاتفك الشخصي.

· رد على الهاتف فور سماعك صوت الرنين قبل الرنة الثالثة على أقصى تقدير ثم قل "مرحبًا" واتبع ذلك باسمك ليُصبح الرد هكذا "مرحبًا، عادل حسين يتحدث".

2) أكّد على توقعك للمكالمة. يقوم المُتصل برد التحية ويُعلمك باسمه ووظيفته، يُفضل أن تدون اسمه أمامك حتى لا تنساه ثم أخبِره أنك كنت تنتظر هذه المكالمة وتتوق للحديث معه/ها.

· على سبيل المثال: "شُكرًا رحاب لاتصالك بي اليوم، أنا في غاية الحماس لمناقشة احتمالية انضمامي لشركتكم."

3) تحدث بأدب مع من يُجري المقابلة. يجب عليك ارتداء الملابس المناسبة والجلوس على مكتبك وكأنك في مقابلة عمل حقيقية حتى تضمن لنفسك عدم التخلي عن نبرة الرسمية المطلوبة للخوض في المقابلة الهاتفية.

· خاطب المُتصل بلقبه وليس اسمه فقط مثل "أستاذ" أو "أستاذة" أو أي كان اللقب الذي عرّف به نفسه في بداية المكالمة، يُمكن أيضًا أن تخاطبهم بلقب "سيد" أو "سيدة".

· خاطب المُتصل باسمه الأول فقط في حالة طلب هو ذلك.

· احرص على شُكر المتصل في حالة أبدى إعجابه بك أو قدم لك أيّة إطراءات إيجابية.

ثانياً: النجاح في المقابلة الهاتفية

1) دوّن الملاحظات من أجل ترتيب أفكارك. استفد من تدوين الملاحظات أثناء المقابلة الهاتفية، وهو ما لا يمكنك فعله عادة في المقابلات وجهًا لوجه. يساعدك تدوين الملاحظات على التخطيط لإجابتك وردودك على كل سؤال، وبالتالي تتمكن من تقديم أفضل رد ممكن.

· إذا ما سألك من يُجري المقابلة سؤالًا يتكون من عدة أجزاء فاحرص على تدوينها جميعًا أمامك حتى تتذكر جميعها أثناء الإجابة، هكذا تتمكن من إبهاره بإجاباتك المُنظمة على الأسئلة.

2) استمع بانتباه وخذ وقتك قبل الرد. يصعب عليك التركيز عندما تتحدث مع شخص لا تحصل منه سوى على صوته وحسب، لهذا عليك التركيز على كلام من يُجري المقابلة والحذر من تشتيت انتباهك أو شغل تفكيرك بالرد فقط.

· امنح نفسك بضع ثوان قبل الإجابة حتى تتأكد من انتهاء من يُجري المقابلة من الحديث، وكذلك توفر لنفسك فرصة تجميع الأفكار قبل التحدث.

· اطلب من المُتصل توضيح أو إعادة سؤاله في حالة لم تفهمه جيدًا أو لم تسمع أحد أجزاء السؤال، افعل ذلك قبل الشروع في الإجابة بالطبع.

3) تحدث بوضوح وانطق ألفاظك جيدًا. قد يصعب فهم الأشخاص عبر الهاتف مهما كانت جودة الاتصال إذا ما قارنت ذلك بالمقابلات الفعلية، تغلب على هذه العقبة من خلال التحدث ببطء ووضوح.

· تدرب على ذلك أثناء استعداد للمقابلة الهاتفية في حالة كنت تعاني من مشكلة في وضوح الألفاظ أو الغمغمة.

· احرص على الجلوس مُنتصب الظهر أثناء التحدث لا الاستلقاء أو الانحناء وابعد يديك عن وجهك. يُفضل أن ترد على المكالمة عبر سماعات الأذن أو عن طريق مُكبر الصوت حتى لا تضطر لمسك الهاتف طول الوقت بجوار أذنك.

4) اسأل أسئلة المتابعة لإظهار تفاعلك وحماسك أثناء المقابلة. أفضل مقابلات العمل الشخصية هي التي يتبادل فيها الطرفان الأسئلة والإجابات، لذا فكر في طرح الأسئلة خلال المقابلة. على الأغلب سوف يسأل المُتصل في نهاية المُكالمة عن رغبتك في طرح أي أسئلة، لكن ذلك لا يعني أن تنتظر لنهاية المكالمة دائمًا، بل استغل الفرصة متى أتيحت لك.

· على سبيل المثال: إذا سألك من يُجري المقابلة سؤالًا ذكرك بمقالة قرأتها عن إحدى المنتجات التي ستطلقها الشركة قريبًا، فمن الممكن أن تسأله بعد سرد إجابتك "لقذ ذكرني ذلك بالمقالة المنشورة في إحدى الدوريات التكنولوجية عن المنتج الجديد الذي ستطرحه الشركة، كيف تعتقد أنه سيؤثر على السوق ومستقبل الشركة؟"

5) أرسِل شُكرًا للشخص الذي أجرى معك المُقابلة. اكتب رسالة بسيطة عقب نهاية المقابلة للشخص الذي أجرى معك الحديث. لا تُبالغ في رسالتك واكتفِ بجملتيْن أو ثلاث لتُعبر عن تقديرك للشخص ولوقته وللفرصة التي سمحت لك بالتحدث معه/ها، ولا تنسَ الإشارة لانتظارك للرد في القريب العاجل.

· اجعل رسالتك خاصة وحميمية قدر الإمكان عن طريق ذكر أيّة نُقطة مميزة تم مناقشتها في المكالمة بينكما.

· اذكر الموعد الذي يُفترض أن تحصل فيه على الرد في رسالتك كما أخبرك به في المكالمة.

ثالثاً: التحلي بالثقة والاحترافية

1) اجلس منتصب القامة أمام المكتب أو منضدة. لا تستلقِ على الفراش أو الأريكة أثناء المقابلة الهاتفية، فوضعيتك في الجلوس تؤثر على صوتك وسيتمكن الطرف الآخر من ملاحظة ذلك وربما يجعله يفكر في أنك لا تأخذ الأمر على محملٍ من الجد.

· يُقلل الاستلقاء أيضًا من جودة المكالمة ويتسبب في إصدار صوت ضوضاء أو حفيف أثناء تغييرك لوضعيتك.

· يُساعدك الجلوس مُنتصبًا على التحدث بثقة وسلطة يتمكن الطرف الآخر من استنباطها بوضوح من صوتك.

2) تعامل مع المقابلة الهاتفية كأنها مقابلة عمل حقيقية. على الرغم من عدم قدرة من يُجري المقابلة على رؤيتك إلا أن اختيارك للملابس وطريقتك في التصرف يؤثر على مستوى ونبرة صوتك وأدائك العام في الرد على الأسئلة. لا تنس أنه يُمكن ملاحظة كل هذه الأمور عبر الهاتف أيضًا.

· لا داعي بالطبع لارتداء الملابس الرسمية وكأنك ذاهب لمقابلة في شركة وإنما عليك الاكتفاء بارتداء ملابس مناسبة واحترافية قبل الشروع في الرد على المقابلة الهاتفية.

· فكّر في استعداداتك للذهاب للعمل إذا ما تم قبولك في هذه الشركة ومن ثم استعد على نفس النحو قبل الرد على المقابلة الهاتفية.

3) تجنب تناول الطعام أو الشراب. حتى إذا كنت تتحدث مع من يُجري المقابلة عبر مُكبر الصوت، فسيتمكن من سماع أصوات تناولك للطعام أو الشراب أثناء المقابلة؛ لا داعي لهذا الأمر، فتلك الأصوات تُشتت انتباهك وتُظهرك كشخص غير محترف حال اكتشف الطرف الآخر الأمر.

· يندرج ذلك تحت قائمة الأفعال التي لن تقوم بها إذا كنت في مقابلة عمل وجهًا لوجه، لهذا امتنع عن أي من الأفعال غير المقبولة أثناء التحدث في مقابلة هاتفية، مثل: تناول الطعام أو المشروبات أو مضغ العلكة.

· اترك كوبًا من الماء إلى جانبك في حالة شعرت بالعطش. ابتعد برأسك عن الهاتف أثناء الشرب حتى تتجنب وصول الصوت للطرف الآخر مع تجنب صوت مكعبات الثلج في الكوب.

4) ابتسم أثناء الحديث. يُساعدك الابتسام على الاسترخاء وتحسين نبرة صوتك لنبرة أكثر مودة ووضوح، سيتمكن من يُجري المقابلة من ملاحظة ذلك الحماس والإيجابية في صوتك.

رابعاً: التخطيط المُسبق للمقابلة الهاتفية

1) أجرِ بحثك المُسبق عن الشركة قبل المقابلة. عليك البحث المتعمق عن الشركة التي تتقدم لها فور حصولك على موعد لمقابلتك الهاتفية، افعل ذلك حتى لو سبق لك وبحثت عن الشركة قبل التقدم لها. تعرّف على مناحي العمل المختلفة في الشركة وفي المجال الذي تتخصص فيه في العموم.

· ابحث عن آخر الأخبار ذات الصلة بالشركة أو تصفح موقع الشركة على الإنترنت لتقرأ آخر البيانات الصحفية وتتعرف على المنتجات والخدمات الجديدة أو المتوقع صدورها. دوّن الملاحظات بشأن هذه النقاط حتى يتسنى لك الإجابة عن أسئلة من يُجري المقابلة.

· ابحث أيضًا عن أنشطة المنافسين الأساسيين للشركة من خلال الاطلاع على مختلف جوانب مجال الصناعة والسوق، وذلك لتفهم نقاط القوة والضعف في السوق أكثر.

2) دوّن الإجابات النموذجية لبعض الأسئلة المُحتملة. استغل عدم قدرة الشخص الذي يُجري المقابلة على رؤيتك لصالحك من خلال إعداد بعض الإجابات النموذجية على الأسئلة المتوقعة في مثل هذه المقابلة، ستساعدك هذه الملاحظات في الرد على الأسئلة الصعبة.

· على سبيل المثال: سيُطلب منك التحدث عن نقاط الضعف والقوة الخاصة بك، لهذا يُفضل أن تدون الإجابة على هذا السؤال وغيره من الأسئلة بشكل مُسبق وبصورة منظمة ومحددة وذات صلة بالعمل لا الحياة الشخصية.

3) تدرب على التحدث عبر الهاتف. لا تتشابه المقابلات الهاتفية مع التحدث إلى الأصدقاء أو أفراد العائلة وبخاصةٍ إذا لم تكن لديك الخبرة الكافية في التحدث عبر الهاتف بغرض العمل. حاول إذن أن تتحدث عبر الهاتف بصورة احترافية في الأيام القليلة التي تسبق موعد مقابلتك الهاتفية.

· لن تتمكن خلال المقابلة الهاتفية من تحديد إذا ما كان الشخص قد توقف عن التحدث أم لا نظرًا لعدم قدرتك على رؤيته أو متى يحين وقت الرد على سؤاله، لهذا فإن أفضل حل هو التدرب على المحادثات الهاتفية لتتمكن من التنقل خلال المحادثة بسلاسة.

· إذا لم يكن لديك سببًا فعليًا لاستخدام الهاتف فلا بأس من طلب المساعدة من أحد الأصدقاء أو أفراد العائلة ليساعدك على التدرب، اطلب منه/ها مهاتفتك في موعدٍ محدد والتعامل معك وكأنك في مقابلة هاتفية.

4) خصص مكانًا هادئًا للرد على المكالمة. خصص مكانًا هادئًا في منزلك أو عملك يسمح لك بالتحكم في الضوضاء والأنشطة التي تدور من حولك. احرص على أن تكون قوة الشبكة مناسبة في هذا المكان إذا ما كنت تستعمل هاتفك الخلوي.

· اختر مكانًا يتحلى بالخصوصية في حالة كان منزلك مُزعجًا بسبب الأطفال أو رفقاء السكن، يُمكنك الذهاب للمكتبة العامة وحجز غرف العمل أو الاستذكار والتي يتوفر فيها الخصوصية. احرص فقط على الحجز المُسبق قبل موعد المقابلة.

5) أغلِق جميع الأجهزة الإلكترونية والإشعارات. يجب ألا تُلفت أصوات الإشعارات والرنين الصادرة من الأجهزة المجاورة لك انتباه الشخص الذي يُجري معك المقابلة، تجنب ذلك حتى لا يأخذ انطباعًا سيئًا عنك أثناء التحدث. عليك أن تخصص تركيزك وانتباهك للمقابلة بشكلٍ كُلي وكأنك تجري المقابلة في المكتب.

· قد تتداخل الأجهزة الأخرى مع قوة شبكتك بشكل يؤثر على جودة المكالمة أو استقبال هاتفك، لذا أغلق أجهزة الواي فاي في المكان الذي تجلس فيه للرد على المكالمة أو حرّك الأجهزة لغرفة أخرى أثناء ردك على المكالمة.

6) جهّز جميع الأوراق المطلوبة. رتّب أوراقك والمعلومات التي تحتاجها عن الشركة ونُسخ من سيرتك الذاتية وغيرها من الأوراق التي قد تحتاج الاطلاع عليها أثناء إجراء المقابلة الهاتفية.

· ضع أمامك جميع الأوراق بشكل مرتب وواضح لتُجنب نفسك عناء البحث خلالها، فالطرف الآخر على الهاتف يتمكن من سماع صوت تحريكك للأوراق وقد يتسبب ذلك في تشتيته وعدم ترتيب أفكارك بدورك.

7) جرّب تدريبات التنفس قبل الرد على المقابلة الهاتفية. قد تشعر بالتوتر مع اقتراب موعد مقابلتك الهاتفية، لهذا ننصح بممارسة تدريبات التنفس التي تساعدك على تهدئة أعصابك وصوتك وتحسن من تركيزك.

· جرب كذلك التدريبات الصوتية إلى جانب تدريبات التنفس قبل الرد على المقابلة الهاتفية، كما يفعل المغنون والممثلون قبل الصعود على خشبة المسرح. يساعدك التدرب على تجنب تشوش الصوت ويمنحك المزيد من الثقة في نبرة التحدث.

المصدر: 1

تابعونا على الفيسبوك

مواضيع تهم الطلاب والمربين والأهالي

حكايات معبّرة وقصص للأطفال

www.facebook.com/awladuna

إقرأ أيضًا

كيف تعمل الرئة

قصص المستقبل للأطفال والخيال العلمي

التنمر لدى الأطفال وانعكاساته على ذوي الحاجات

في أهمية استثمار ذكاء الأطفال

التعليم في الإسلام

للمزيد